Zmluva o spracúvaní osobných údajov

Zmluvné strany: Kemp identifikovaný v Objednávkovom formulári (ďalej len „Prevádzkovateľ“) a spoločnosť Webinson s. r. o., Alžbetina 16, 040 01 Košice, Slovenská republika, IČO 50 399 411, DIČ 2120324261, IČ DPH SK2120324261, zapísaná v Obchodnom registri Mestského súdu Košice, oddiel Sro, vložka 39598/V, vystupujúca pod obchodnou značkou PitchPace (ďalej len „Sprostredkovateľ“). Táto DPA sa uzatvára spolu so Zmluvou o poskytovaní služieb konzoly (ďalej len „Zmluva o poskytovaní služieb“) a tvorí jej súčasť.

1. Predmet, povaha a trvanie spracúvania

1.1 Sprostredkovateľ pre Prevádzkovateľa prevádzkuje konzolu PitchPace: webovú aplikáciu, v ktorej zamestnanci Prevádzkovateľa zadávajú a spravujú rezervácie, dostupnosť, ceny, jednotky a pripojenia kalendárov. Osobné údaje, ktoré Prevádzkovateľ do nej zadá alebo importuje, Sprostredkovateľ spracúva na zdokumentovaných pokynoch Prevádzkovateľa (článok 28 GDPR), a to počas trvania Zmluvy o poskytovaní služieb. Spracúvanie pozostáva z uchovávania, vyhľadávania, zobrazovania vlastným používateľom Prevádzkovateľa, výpočtu dostupnosti a cien, importu a zverejňovania kalendárov, exportu a vymazania. Nedochádza k automatizovanému rozhodovaniu týkajúcemu sa dotknutých osôb ani k profilovaniu.

1.2 Čo konzola už v návrhu nerobí. Neprijíma platby a nedrží údaje o kartách; neposiela hosťom žiadne správy; nemá hosťovské účty ani verejné rezervačné stránky; nevystavuje faktúry; neprihlasuje hostí žiadnemu orgánu. Hostia konzolu nepoužívajú.

1.3 Minimalizácia údajov a oddelenie nájomcov už v návrhu. K rezervácii konzola uchováva iba: dátumy, jednotku, počty dospelých, detí a batoliat, stav, sumy a spôsob ich výpočtu, voľnú poznámku, meno, e-mailovú adresu a telefónne číslo hosťa a históriu toho, čo sa s rezerváciou urobilo (čo, kedy a meno alebo e-mailová adresa používateľa konzoly, ktorý to urobil). Každý záznam sa uchováva pod nehnuteľnosťou Prevádzkovateľa a pred každým čítaním a zápisom sa kontroluje voči nehnuteľnosti prihláseného človeka: človek prihlásený do jednej nehnuteľnosti nemôže čítať cudziu. Heslá sa uchovávajú len ako odtlačky Argon2id, relačné tokeny a tokeny na nastavenie len ako odtlačky; adresy kalendárov z rezervačných portálov sa uchovávajú ako tajomstvo a zobrazujú sa len v zamaskovanej podobe.

2. Kategórie údajov a dotknutých osôb

2.2 Účty ľudí, ktorí sa do konzoly prihlasujú (meno, e-mailová adresa, rola, jazyk, odtlačok hesla, časy prihlásenia, označenia zariadení), sa podľa tejto DPA nespracúvajú: Sprostredkovateľ je ich samostatným prevádzkovateľom, na poskytovanie služby, na jej bezpečnosť a na plnenie vlastných zákonných povinností, ako uvádza jeho oznámenie o ochrane súkromia (https://pitchpace.app/privacy).

3. Náhodné osobné údaje a údaje, ktoré sa nemajú zadávať

3.1 Prevádzkovateľ do konzoly nezadáva osobitné kategórie osobných údajov (článok 9 GDPR), údaje o odsúdeniach za trestné činy ani údaje z dokladov totožnosti; konzola nie je stavaná na ich ochranu ako takú. Prevádzkovateľ zodpovedá za to, čo jeho zamestnanci píšu do voľných poznámok.

3.2 Ak sa zistí, že poznámka alebo importované označenie v kalendári obsahuje osobné údaje mimo kategórií podľa článku 2, Sprostredkovateľ ich nepoužije na žiadny účel a na žiadosť Prevádzkovateľa ich bez zbytočného odkladu vymaže.

4. Pokyny, mlčanlivosť, bezpečnosť

4.1 Sprostredkovateľ spracúva osobné údaje výlučne na zdokumentovaných pokynoch Prevádzkovateľa; takýmito pokynmi sú Zmluva o poskytovaní služieb, Objednávkový formulár a používanie konzoly Prevádzkovateľom. Ak sa Sprostredkovateľ domnieva, že pokyn porušuje právo na ochranu údajov, informuje o tom Prevádzkovateľa.

4.2 Osoby oprávnené spracúvať údaje sú viazané povinnosťou mlčanlivosti.

4.3 Technické a organizačné opatrenia sú uvedené v Prílohe A.

5. Ďalší sprostredkovatelia

5.1 Všeobecné poverenie s oznamovacou povinnosťou: Sprostredkovateľ môže poveriť ďalších sprostredkovateľov uvedených v Prílohe B a zmeny oznámi 14 dní vopred, pričom počas tejto lehoty môže Prevádzkovateľ vzniesť námietku z opodstatnených dôvodov. Aktuálny zoznam je zverejnený aj v oznámení o ochrane súkromia na https://pitchpace.app/privacy.

Príloha B (aktuálny stav):

Žiadny ďalší sprostredkovateľ údaje Prevádzkovateľa nedostáva: konzola neposiela e-maily cez tretiu stranu, neprijíma platby a nepoužíva analytickú ani reklamnú službu.

6. Práva dotknutých osôb, porušenie ochrany a audity

6.1 Sprostredkovateľ pomáha Prevádzkovateľovi pri žiadostiach o prístup, opravu, prenosnosť, obmedzenie a vymazanie. Prevádzkovateľ môže rezervácie kedykoľvek exportovať do súboru CSV a v konzole ich upravovať alebo stornovať; na žiadosť Prevádzkovateľa Sprostredkovateľ bez zbytočného odkladu vymaže alebo anonymizuje údaje hosťa pri rezervácii (kópie v zálohách servera zanikajú podľa článku 7.3). Sprostredkovateľ zaznamená výsledok a poskytne Prevádzkovateľovi informácie primerane potrebné na vybavenie žiadosti.

6.2 Sprostredkovateľ oznámi Prevádzkovateľovi porušenie ochrany osobných údajov bez zbytočného odkladu, najneskôr do 48 hodín od okamihu, keď sa o ňom dozvedel, s informáciami požadovanými článkom 33 ods. 3 GDPR.

6.3 Prevádzkovateľ môže raz za kalendárny rok vykonať audit súladu na základe oznámenia doručeného 14 dní vopred, a to najprv formou písomných otázok a, ak je to na preukázanie súladu primerane potrebné, formou vzdialenej kontroly príslušných opatrení. Audity sa vykonávajú tak, aby nenarušili poskytovanie Služby.

7. Uchovávanie a vymazávanie

7.1 Prevádzkovateľ rozhoduje, ktoré rezervácie uchováva. Údaje o rezerváciách sa uchovávajú, kým trvá Zmluva o poskytovaní služieb a kým Prevádzkovateľ nehnuteľnosť v konzole ponecháva; za lehoty, ktoré sa vzťahujú na jeho vlastné záznamy (napríklad účtovné a daňové doklady, ktorými konzola nie je), zodpovedá naďalej Prevádzkovateľ.

7.2 Po ukončení zmluvy Sprostredkovateľ podľa voľby Prevádzkovateľa údaje vráti (export rezervácií do súboru CSV a na požiadanie štruktúrovaný súbor s ostatnými záznamami nehnuteľnosti: jednotky, ceny, nastavenia a pripojenia kalendárov) a nehnuteľnosť, jej údaje a jej účty z konzoly do 30 dní vymaže, čo na požiadanie písomne potvrdí, s výnimkou záznamov, ktorých uchovanie Prevádzkovateľ nariadi na základe zdokumentovanej zákonnej povinnosti, a údajov, ktoré Webinson oprávnene uchováva v postavení samostatného prevádzkovateľa (pre vlastné účtovníctvo a právne nároky). Prístup a aktívne spracúvanie sa ukončia okamžite.

7.3 Nočné zálohy databázy ostávajú na serveri 14 nocí a potom sa automaticky vymažú; vymazané údaje preto zo záloh zmiznú do 14 dní. Kópie, ktoré operátor odnesie na pracovnú stanicu na obnovu po havárii, sa po 14 dňoch vymažú.

8. Prenosy do tretích krajín

8.1 Konzola, jej databáza a jej zálohy sú v Nemecku. Sieť, ktorá konzolu doručuje (Cloudflare), je celosvetová, takže spracúvanie podľa tejto DPA nie je výlučne v rámci EÚ; prenosy, ktoré zahŕňa, sa opierajú o rámec ochrany údajov EÚ–USA alebo o štandardné zmluvné doložky uzavreté s poskytovateľom (Príloha B).

9. Zodpovednosť a prednosť

9.1 Zodpovednosť sa riadi obmedzením podľa Zmluvy o poskytovaní služieb. V prípade rozporu medzi touto DPA a Zmluvou o poskytovaní služieb vo veciach osobných údajov má prednosť táto DPA.

10. Písomná forma, rozhodné právo a jazyk

10.1 Zmluvné strany sa výslovne dohodli, že na účely tejto DPA sa za platný písomný právny úkon považuje aj právny úkon urobený elektronickými prostriedkami a podpísaný zmluvnou stranou pomocou aplikácie Xodo Sign (eversign), v súlade s nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) č. 910/2014 (eIDAS).

10.2 Táto DPA sa riadi právom Slovenskej republiky. Rozhodujúce je slovenské znenie tejto DPA; preklady do iných jazykov majú informatívnu povahu.

Príloha A — Technické a organizačné opatrenia

1. Umiestnenie a hosting. Jeden server spoločnosti Hetzner Online GmbH v Norimbergu v Nemecku prevádzkuje konzolu a jej databázu; údaje Prevádzkovateľa inde nie sú, okrem záloh podľa článku 7.3.
2. Sieť. Konzola počúva len na lokálnom rozhraní servera a je zverejnená cez šifrovaný tunel zo služby Cloudflare; firewall servera púšťa len SSH, z adresy operátora. Návštevníci sú obsluhovaní cez HTTPS s HSTS (jeden rok) a relačná cookie je Secure, takže sa nikdy neposiela cez nešifrované HTTP.
3. Prístup. Správu vykonáva výlučne operátor, cez SSH s kľúčom; nepoužívajú sa zdieľané prihlasovacie údaje. Služba beží pod neprivilegovaným používateľom vo sprísnenom izolovanom prostredí (žiadne oprávnenia, obmedzené systémové volania, obmedzená pamäť).
4. Zabezpečenie aplikácie. Heslá sa uchovávajú ako odtlačky Argon2id; cookie relácie je HttpOnly, Secure a SameSite a relácia končí po 30 dňoch alebo po 14 dňoch bez použitia; odkazy na nastavenie a obnovenie hesla fungujú raz a 7 dní; tokeny sa uchovávajú len ako odtlačky; pokusy o prihlásenie a nastavenie sú obmedzené počtom; požiadavky meniace údaje sú chránené pred falšovaním medzi webmi; prísna politika zabezpečenia obsahu nedovolí skript tretej strany; chybové hlásenia a záznamy neobsahujú adresy, tokeny ani údaje hostí.
5. Oddelenie nájomcov. Ako v článku 1.3; automatizované testy overujú, že jedna nehnuteľnosť nikdy nevidí druhú.
6. Zálohy. Každú noc sa kópia databázy zapíše do adresára, ktorý vie čítať len servisný účet, uchováva sa 14 nocí a potom sa automaticky vymaže. Kópia, ktorú operátor odnesie na pracovnú stanicu na obnovu po havárii, sa uchováva v priečinku čitateľnom len operátorom na disku šifrovanom FileVault a po 14 dňoch sa vymaže.
7. Koncové zariadenia. Žiadne kópie údajov Prevádzkovateľa na koncových zariadeniach nad rámec dočasného spracovania.
8. Vymazávanie. Vymazanie a anonymizácia podľa článkov 6.1 a 7; odstránením nehnuteľnosti sa všetky jej údaje vymažú jedným krokom.